Die Bedeutung eines strategischen Change-Management-Plans

Die meisten Menschen mögen Veränderungen nicht. Sie haben sogar regelrecht Angst davor. Warum? Weil wir von Natur aus Gewohnheitstiere sind und Veränderungen etwas Neues, Anderes und Unsicheres bedeuten. Veränderungen, insbesondere im Geschäftsleben, führen uns von dem ab, was wir gewohnt sind, stören den normalen Rhythmus unseres Arbeitsalltages und führen Unwohlsein hervor. Das effektive Management von Änderungen muss jedoch nicht schwierig sein und kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass Änderungen wie eine neue Systemimplementierung, eine kürzlich erfolgte Fusion, eine Prozessänderung oder die Einführung eines neuen CEOs erfolgreich sind.

Der Begriff “Change Management“ bezieht sich im Wesentlichen auf die Verlagerung einer Person, eines Teams oder eines gesamten Unternehmens vom Ist-Zustand oder aktuellen Zustand in den zukünftigen Zustand. Eine Change-Management-Strategie umfasst gezielte Schulungs- und Kommunikationsaktivitäten, die erforderlich sind, um Veränderungen in einem Unternehmen zu bewirken. Die Strategie sollte unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur, der Werte des Unternehmens und der politischen Landschaften auf hoher Ebene, aber auch unter Berücksichtigung der individuellen Rollen und Verantwortlichkeiten und des Umfelds, in dem diese auf einer Mikroebene abgefertigt werden, entwickelt werden.

Bei Systemimplementierungen wie Concur Travel & Expense ist eine Change-Management-Strategie unumgänglich, damit die Mitarbeiter verstehen, was sie erwartet und was von ihnen verlangt wird. So eine Strategie erstellt einen genauen Plan und versichert den Mitarbeitern, dass sich die Organisation engagiert und, was noch wichtiger ist, auf die Änderung vorbereitet ist. Im Folgenden sind einige wichtige Fragen aufgeführt, die bei der Entwicklung einer Change-Management-Strategie zu berücksichtigen sind.

1. Wer sollte an der Entwicklung einer Change-Management-Strategie beteiligt sein?

Es ist wichtig, einen Leiter für das ChangeManagement zu haben, der der Eigentümer des Prozesses ist und ihn so bestmöglich steuern kann. Manchmal ist diese Person Teil des internen Kommunikationsteams des Unternehmens. Andernfalls sollte die Projektkommunikation sorgfältig mit dem Unternehmensteam koordiniert werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Prozesse und Verfahren ordnungsgemäß befolgt werden. Auch die Einbeziehung und das Buy-in von Führungskräften sind unerlässlich, da die Mitarbeiter während des Wandels ihre Führungskräfte um Rat, Unterstützung, Anleitung und kontinuierliches Engagement für den Wandel bitten.

Das Vorantreiben von Veränderungen liegt in der Verantwortung aller am Projekt beteiligten Personen, einschließlich Sponsoren und einzelner Teammitglieder. Die Anstrengungen und Werkzeuge zur Bewältigung von Veränderungen sollten taktisch mit dem Projektteam zentralisiert werden. Für die Teammitglieder ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, sich für diese Veränderungen einzusetzen und die möglichen Hindernisse für die Akzeptanz von diesen Veränderungen im Voraus zu kennen. Eine wirksame Change-Management-Strategie berücksichtigt alle erforderlichen Genehmigungen und alle gesetzlichen Inhalte (z.B. Datenschutz, Europäische Betriebsräte usw.), die in die Kommunikation einbezogen werden müssen.

2. Wer ist die Zielgruppe für Change-Management-Aktivitäten?

Die Zielgruppe für Change-Management-Aktivitäten rund um eine Systemimplementierung ist im Allgemeinen in zwei Hauptsegmente unterteilt: das interne Projektteam (z. B. Projektsponsoren, Projektmanager, regionale Leads, technische Leads) und die externe Organisation (z. B. diejenigen, die von der Änderung betroffen sind).

Mit dem internen Projektteam wird das Change Management (hauptsächlich Kommunikation) durch wiederkehrende Projektstatus-Besprechungen, Sponsorstatusberichte, Koordination der Kommunikation mit dem Projektbüro und Ad-hoc-Statusaktualisierungen erfüllt.

Die Betroffenen in der gesamten externen Organisation sollten identifiziert werden, indem relevante Prozesse durchdacht und die Betroffenen katalogisiert werden (z.B. Büroangestellte, Vertriebsmitarbeiter, Verwaltungsassistenten). Wenn es sich um ein globales Projekt handelt, müssen Marktunterschiede bei der Identifizierung der Zielgruppen und der Differenzierung der Zielbotschaften berücksichtigt werden.

3. Welche Art von Materialien/ Kanälen kann ich nutzen?

Eine detaillierte Bewertung der verfügbaren Schulungs- und Kommunikationskanäle ist ein erster Schritt in der Change-Management-Planung. Eine Analyse der Auswirkungen der Änderungen ist auch hilfreich, um die daraus resultierenden Änderungen detailliert darzustellen und Möglichkeiten zu ermitteln, wie diese Änderungen adressiert werden können.

Verschiedene Kanäle können verwendet werden, um Projektnachrichten zu verbreiten und das Bewusstsein zu schärfen, darunter persönliche Besprechungen (Rathäuser, Arbeitsessen), E-Mail-Kommunikation, Intranet-Updates und E-Schilder in allen Gebäuden des Unternehmens. In ähnlicher Weise können Schulungen in verschiedenen Medien durchgeführt werden, sowohl digital als auch persönlich. Der Zugang zum Publikum, die Unternehmenskultur, das Budget, die Bedeutung der Nachrichten, die Unmittelbarkeit und der potenzielle Bedarf an interaktiver Kommunikation (z.B. Fragen stellen) sollten bei der Auswahl der Kanäle berücksichtigt werden.

Als Teil seines Standard-Deployment-Toolkits bietet Concur Zugriff auf eine Vielzahl von Materialien für das Change Management, darunter:

• Leitfaden für Change-Management-Aktivitäten
• Schulungsvideos
• Beispiel E-Mails zur Bereitstellung

Zusätzliche Materialien zum Change Management von Concur finden Sie hier: http://www.concurtraining.com/prdeployment/cte/deployment_and_transition

4. Wann ist eine individuelle Anpassung sinnvoll?

Die Anpassung eines Change-Management-Plans kann von einer Reihe von Faktoren abhängen, darunter:

• Anzahl der beteiligten Länder,
• Komplexität der Anforderungen (für Systemimplementierungen),
• Wesentliche Unterschiede zwischen den Geschäftsbereichen,
• Unternehmenskultur (d.h. was ist die Norm),
• Budget, und 
• Firmengröße

Im Allgemeinen ist die Komplexität der Anforderungen umso größer, je mehr Länder oder verschiedene Geschäftsbereiche beteiligt sind und desto sinnvoller ist es, den Prozess über maßgeschneiderte Nachrichten, übersetztes Material und spezifische Informationen anzupassen. Je nach Budget und Teamgröße ist es möglicherweise sinnvoller, dass die lokalen Länder die Anpassung selbst verwalten, anstatt des zentralisierten Teams.

5. Vorbereitung auf eine globale Implementierung: Vorteile eines Change Management Toolkits

Bei globalen Implementierungen ist es häufig sinnvoll, ein Toolkit für das Change Management zu erstellen, das Projektmaterialien wie die Folgenden enthält:

• Projektübersicht: Projekttreiber, Zeitplan, Bereitstellungsplan
• Überblick über Projektkommunikation und Schulungsmaterial

Release-ZeitplanAnpassungsrichtlinien

• Eingebettete Kommunikationsdokumente
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Zu den Vorteilen der Erstellung eines Toolkits gehören die Aufrechterhaltung der Einheitlichkeit, die Verwendung von genehmigtem Material und die Optimierung des Prozesses. Und wenn es kein internes Team gibt, das die Materialien anpasst, ist dies eine effektive Möglichkeit, Richtlinien bereitzustellen, aber den Märkten zu ermöglichen, die Änderungen selbst vorzunehmen.

6. Was sind einige wichtige Metriken für den Erfolg des Change Managements?

Wie bei jeder Initiative ist es wichtig zu messen, wie erfolgreich die Bemühungen waren. Beim Change Management einer Concur-Implementierung sind folgende Metriken für den Erfolg zu berücksichtigen (Prozentsätze müssen von einzelnen Organisationen festgelegt werden):

• Umfragezufriedenheit nach dem Launch von X %
• X % mehr Anrufe beim Helpdesk
• Prozent der Mitarbeiterakzeptanz
• Pünktliche Launches
• Benutzerfreundlichkeit des neuen Systems
• Zeitaufwand für Reisen und Kosten
• Zeitaufwand für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen durch Backoffice-Mitarbeiter
• Anzahl der Spesenabrechnungen, die über eine Standardzeit (Tag, Woche) verarbeitet wurden

Bei der Planung von Änderungen in einer Organisation sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Der wichtigste Schritt in diesem Prozess ist jedoch die frühzeitige Entwicklung einer Change-Management-Strategie und die Ermittlung der richtigen Komplexität für Ihr Unternehmen.