Ausgaben Von Reise & Bewirtschaftskosten Global Verfolgen Und Verwalten

Herausforderung

Die Reise- und Unterhaltungsausgaben bei einem der größten Pharmaunternehmen der Welt hatten weltweit 500 Millionen US-Dollar überschritten. Aufgrund seiner Größe und internationalen Präsenz wurden zu viele Kostenrichtlinien und -praktiken in verschiedenen Regionen und sogar innerhalb desselben Landes angewendet. Das Fehlen eines standardisierten Systems führte zu einer unvollständigen und ungenauen Spesenabrechnung. Die Organisation musste die Prozesse zur Spesenabrechnung im gesamten Unternehmen verbessern und ein automatisiertes Reise- und Bewirtungskosten-System (T & E) in Geschäftsbereichen in den USA, Lateinamerika und Europa implementieren.

Herangehensweise: Nachdenken + Handeln

Zunächst entwickelten wir umfassende Anforderungen an den neuen Prozess und ein neues System. Als nächstes führten wir eine Analyse durch, um die Lücke zwischen der bestehenden Situation und dem gewünschten Betriebszustand zu bestimmen. Wir haben ein tiefes Verständnis von sowohl der vorhandenen Infrastruktur, als auch der lokalen Vorschriften und Richtlinien erworben, um Verbesserungen empfehlen zu können, die flexibel genug sind, um den Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche gerecht zu werden.

Ergebnisse

Wir haben die manuellen Prüfungen um 80 % reduziert, indem wir die Prüfungsregeln für nicht-konforme Ausgaben automatisiert haben. Wir haben die Durchlaufzeit für die Erstellung und Einreichung von Spesenabrechnungen um 30 % reduziert. Wir haben die gesamte Prozess-Durchlaufzeit für eine Reihe von Funktionen vom Backoffice bis hin zu Kartentransaktionen des Unternehmens reduziert. Die Ergebnisse haben den Prozess des Unternehmens auf globaler Ebene grundlegend verändert, indem doppelte Handlungen, die zuvor an mehreren Standorten ausgeführt wurden, eliminiert, Bargeldvorschüsse aus dem Büro des Kassierers abgeschaffen (wodurch ein manueller Prozess und seine zusätzlichen Arbeitskosten eliminiert wurden) und Prüfprozesse automatisiert wurden, um Eingabefehler von Daten um 75 % zu reduzieren. Nach dem Erfolg des ersten Pilotprojekts und Rollouts haben wir Upgrades durchgeführt, die Systeme eines erworbenen Unternehmens integriert und das System in 15 weiteren Ländern eingeführt.