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Bei Akquisitionen und Fusionen: Überlegungen zur Konsolidierung des T&E-Systems

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Der Wandel in der Unternehmenslandschaft ist konstant. Unternehmen passen sich ständig den Wettbewerbskräften auf dem Weltmarkt an, was häufig dazu führt, dass Akquisitionen und Fusionen stattfinden um profitabel zu bleiben. Wenn eine solche Änderung eintritt, wird das Ökosystem der Finanzbetriebssysteme eines Unternehmens beeinträchtigt, da das Unternehmen seine Systeme und Prozesse neu ausrichten muss, um den zukünftigen Zustand des Unternehmens zu unterstützen. Wenn eines der beiden Unternehmen über ein Managementsystem für Reisekosten (T&E) verfügt, müssen viele Überlegungen berücksichtigt werden.

Während einige Unternehmen beide Systeme möglicherweise weiterhin separat benutzen, wählen viele Unternehmen eine der veralteten Instanzen oder eine neue Datenbankinstanz aus, die für das neu zusammengeschlossene Unternehmen am besten geeignet ist.

Gründe für die Konsolidierung der Netzstandorte

Der offensichtlichste Grund, warum Unternehmen T & E-Systeme konsolidieren, ist die bessere Rationalisierung des T & E-Betriebs und die Neuzuweisung von Ressourcen für andere Aktivitäten. Darüber hinaus gibt es viele andere Gründe, warum Unternehmen eine Konsolidierung von Systemen in Betracht ziehen sollten:

  • Einsparungen: Der Betrieb von zwei oder mehreren älteren T & E-Standorten kann langfristig kostspieliger sein, da das gesamte Volumen in einem System häufig zu besseren Volumenpreisen führt. Wenn Sie alle Daten in einem System haben, ist es außerdem einfacher, Berichte zu erstellen, die die vollständige Ansicht aller T & E-Ausgaben anzeigen. Dies kann wichtig sein, wenn Sie mit T & E-Anbietern verhandeln und sich ein klares Bild über die „Gesamtausgaben“ Ihres Unternehmens machen.
  • Entlastung des IT: Wenn separate Systeme vorhanden sind, muss das IT doppelte Import- und Extraktdateien verwalten, zwei FTP-Prozesse und mehrere Schnittstellenprogramme verwalten. Dies kann auch eine Belastung für das Finanzgeschäft im Hinblick auf zusätzliche Abstimmungen zwischen dem T & E-Systemauszug und den ERP-Buchungen sein. Darüber hinaus muss der Finanzierungsbereich möglicherweise zusätzliche Aufgaben zum Monatsende ausführen, z.B. das Ausführen mehrerer Rechnugsabgrenzungsberichte, GL-Saldoabstimmungen und andere monatliche Berichtsanforderungen. Mit einem globalen System können diese Aufgaben konsolidiert und optimiert werden.
  • Reduzierte Systemwartung und Change Management: Bei der Wartung von mehr als einer Instanz eines T & E-Systems können redundante Aufgaben auftreten. Aufgaben wie Systemadministration, Wartung und Bereitstellung von Projektarbeiten müssten wahrscheinlich für jede T & E-Systeminstanz repliziert werden. Wenn sich beispielsweise Kilometer-, Mehrwertsteuer- oder Reisegeldsätze ändern, müssen sie in allen Fällen aktualisiert werden. Wenn Sie ein T & E-System in einem neuen Land bereitstellen, muss die Ländereinrichtung in allen Fällen abgeschlossen sein, in denen sich das Land im Geltungsbereich befindet und alle alten Mitarbeitergruppen abdecken. Wenn Mitarbeiter zwischen Unternehmen und damit zwischen T & E-Systeminstanzen wechseln, hat dies außerdem Auswirkungen auf das Change Management für Mitarbeiter, die jetzt zwei Systeme verwenden müssen. Durch die Wartung nur einer globalen einheitlichen T & E-Systeminstanz wird der laufende Wartungs- und Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
  • Einheitliche Durchsetzung von Reiserichtlinien: Wenn zwei Unternehmen fusionieren, haben sie wahrscheinlich zwei verschiedene alte Reiserichtlinien. Mit der Harmonisierung der Reise- / Finanzfunktionen harmonisiert auch die globale Reiserichtlinie. Die Aktualisierungen der einheitlichen Reiserichtlinie erfolgen häufig, bevor Aktualisierungen im T & E-System vorgenommen werden. Daher arbeiten die beiden älteren T & E-Systeme gegen ihre eigenen alten Reiserichtlinien, anstatt die neuen einheitlichen Reiserichtlinien zu befolgen. Aktualisierungen von Revisionsregeln, E-Mail-Erinnerungen, Belegsregeln, Workflow und anderen Komponenten sind wahrscheinlich erforderlich. Die Übereinstimmung mit der Konfiguration des T & E-Systems mit einer neuen einheitlichen T & E-Systeminstanz hilft dabei, die Reiserichtlinien für Mitarbeiter für alle Altunternehmen, die Teil einer Fusion gewesen wären, einheitlich anzuwenden.
  • Konsolidierte Managementberichte: Wenn Unternehmen mehr als einen alten Netzstandort betreiben, müssen möglicherweise Anstrengungen unternommen werden, um Berichte über alle Instanzen hinweg zu konsolidieren. Beispielsweise müsste an beiden Standorten derselbe Bericht erstellt und ausgeführt werden, um eine ganzheitliche Sicht auf die kombinierten T & E-Ausgaben des Unternehmens zu erhalten. Da sich die konfigurierten Felder von den alten Netzstandorten unterscheiden können, kann es zusätzliche Probleme geben, die Daten für die Aggregation im gleichen Format abzurufen. Eine einheitliche Berichtsseite würde diese Herausforderungen und den zusätzlichen Aufwand für die Konsolidierung der Berichterstattung beseitigen.
  • Vereinfachter Benutzerzugriff: Benutzer müssen bereits viele Anmelde-IDs und Kennwörter im Überblick behalten. Wenn ein Benutzer ein Genehmiger für Benutzer in jedem der alten Neststandorte ist, muss er auf beide Systeme zugreifen, um Spesenabrechnungen zu genehmigen. Es kann ärgerlich sein, sich in zwei (oder mehr) getrennten Systemen anzumelden, um im Wesentlichen dieselbe Aufgabe auszuführen. Ein einziges Login für das gesamte Unternehmen vereinfacht den Benutzerzugriff und Mitarbeiter müssen sich so kein zusätzliches Passwort merken.
  • Einfache Verwaltung von Single Sign-on (Einmalanmeldung) Management: Es gibt auch IT-bezogene Überlegungen, wie z. B. Auswirkungen auf die Anmelde-IDs der Benutzer und Single Sign-on (SSO). Oft konvertiert eines der alten Unternehmen seine E-Mail-Domain in die des anderen, was zu potenziellen Problemen führen kann, wenn das Unternehmen die E-Mail-Adresse auch als Anmelde-ID verwendet. In SaaS-Systemen muss die Anmelde-ID normalerweise für alle Kunden des SaaS-Systems einzigartig sein, da sonst ein Konflikt auftritt. In großen Unternehmen bewegen sich Mitarbeiter häufig innerhalb des Unternehmens. Durch die Verwendung separater Systeme wird die Verwaltung von Single Sign-on zu einer Herausforderung.

Es kann andere unternehmensspezifische Gründe geben, die in Betracht gezogen werden müssen und die für die jeweilige Situation spezifisch sind. Stellen Sie sicher, dass alle Akteure des T & E-Systems in die Bewertung der Entscheidungskriterien einbezogen werden.

Überlegungen zur Auswahl des Systemstandorts

Wenn die Entscheidung getroffen wurde, die älteren T & E-Systemstandorte zu einem zusammenzuführen, müssen zwei Optionen in Betracht gezogen werden:

1) Verlagerung auf einen der veralteten Standorte oder

2) Verlagerung auf eine neue Datenbankinstanz.

Die Entscheidung welche Option am sinnvollsten ist, kann eine Herausforderung sein. Einige Themen, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden müssen, könnten Folgendes umfassen:

  • Projektkosten im Zusammenhang mit der Konsolidierung: Die Kosten des Implementierungsprojekts sollten berücksichtigt werden, wenn entschieden wird, welcher Standort in der Zukunft verwendet werden soll. Eine Bewertung der Zeit- und Aufwandskosten wäre entweder intern oder extern erforderlich, falls Unterstützung durch Berater erforderlich sein sollte. Das Verständnis, welche der alten Instanzen den größten oder geringsten Aufwand erfordert, um das Unternehmen auf einer T & E-Plattform zu vereinheitlichen, kann den Entscheidungsprozess leiten. Dies beinhaltet auch das Verständnis der Kosten im Zusammenhang mit der Aktualisierung von Schnittstellen in Bezug auf vor- oder nachgelagerte Systeme wie HR, Finanzen / ERP, Unternehmenskreditkarten, Reiseintegration und / oder andere Anwendungen von Drittanbietern. Das Entwickeln oder Aufrechterhalten des Zugriffs auf historische Daten kann auch Auswirkungen auf die Kosten haben.
  • Zeitliche Einschränkungen: Gibt es eine Frist, um bis zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Systemstandort in Betrieb zu nehmen? Oder erreicht einer der alten Standortverträge einen kritischen Punkt im Servicevertrag? In diesem Fall wäre es eine Überlegung wert, zu erkennen, welcher der alten Standorte oder eine neue Datenbankinstanz dazu beiträgt, dieses Ziel schneller zu erreichen. Wenn Sie wissen, wie viele Länder und / oder juristische Personen auf jeder der veralteten Systemstandorte oder auf der neuen Datenbankinstanz implementiert werden müssen, können Sie sich ein Bild davon machen, wie lange es dauern wird, bis das Implementierungsprojekt abgeschlossen ist.
  • Organisatorische Auswirkungen in Bezug auf zukünftige Anforderungen: Da jede Datenbankinstanz bei der ersten Implementierung einmal seine jeweiligen Anforderungen hatte, ist es wichtig, eine Reihe zukünftiger Anforderungen zu übernehmen, die den Anforderungen des gekoppelten Unternehmens entsprechen. Sobald dies verstanden ist, können diese Anforderungen anhand der Datenbankinstanzen bewertet werden, um festzustellen, welcher Standort die größten zukünftigen Lücken bei den Anforderungen aufweist. Dies hilft auch dabei, die folgenden Fragen zu beantworten:
  • Welcher der veralteten Systemstandorte würde den größten Aufwand bezüglich des Change Managements für alle Mitarbeiter bedeuten? Oder welcher der veralteten Systemstandorte würde die geringste Anzahl von Mitarbeitern in Bezug auf Change Management und Schulung betreffen?
  • Wie viel Aufwand würde es erfordern, wichtige Länder auf die gewünschte Instanz zu migrieren / zu implementieren?
  • Welcher der veralteten Systemstandorte hat die komplexeste Konfiguration?
  • Gibt es brandneue Anforderungen (wie neue Reise- und Kostenrichtlinien, Änderungen der Organisationsstruktur in beiden Unternehmen, neue HCM- oder ERP-Systemintegrationen usw.), die derzeit nicht in den Altsystemen konfiguriert sind?
  • Können die zukünftigen Anforderungen auf einer der veralteten Systemstandorte vollständig realisiert werden oder würden einige der Anforderungen aufgrund bereits bestehender und unveränderlicher Konfigurationsbeschränkungen beeinträchtigt? (d. h. eine begrenzte Anzahl verbleibender Felder für Organisationseinheiten / benutzerdefinierte Felder können zu Konflikten führen.) In diesem Fall ist eine neue Datenbankinstanz möglicherweise die beste Option.
  • Zugänglichkeit historischer Daten: Bei der Konsolidierung auf einen veralteten Systemstandorte oder beim Wechsel zu einer neuen Datenbankinstanz ist der Online-Zugriff auf Verlaufsdaten möglicherweise nicht möglich. Das Verständnis, welche der veralteten Systemstandorte die historischsten Daten enthält, kann den Entscheidungsprozess für die Datenbank-Auswahl beeinflussen. Ein Unternehmen muss entscheiden, wie viel Wert auf die Zugänglichkeit historischer Daten gelegt werden soll, und bestimmen, wie auf historische Daten am besten zugegriffen werden kann, je nachdem, welche Datenbank ausgewählt wurde.

Fazit

Die Umstände jedes Unternehmens sind einzigartig, aber durch die proaktive Berücksichtigung von Optionen für die Zusammenführung von T & E-Systemstandorten und die Planung für die Zukunft wird sichergestellt, dass das neu zusammengeschlossene Unternehmen schnell die gewünschte zukünftige Systemlandschaft erreicht. Je schneller dies analysiert wird, desto eher kann das Unternehmen daran arbeiten, die durch eine Fusion oder Akquisition verursachte zusätzliche Belastung zu verringern.

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